Betalingsherinnering en aanmaning sturen

Staat er een betaaltermijn op de factuur of in je voorwaarden, dan geldt die. Is er niets afgesproken, dan is bij een zakelijke klant de wettelijke handelsrente verschuldigd vanaf 30 dagen na de dag waarop de klant de factuur ontving (artikel 6:119a BW).

Zet de termijn daarom altijd op de factuur zelf, als datum en niet alleen als "binnen 14 dagen". Dan is er geen discussie over wanneer hij verliep.

De eerste stap is geen juridische stap. Een herinnering is een vriendelijk bericht dat de factuur nog openstaat, met alles wat de klant nodig heeft om meteen te betalen. Ga ervan uit dat het vergeten is: de toon van de eerste mail bepaalt of je de klant houdt.

Een herinnering een paar dagen vóór de vervaldatum is geen verplichting, maar voorkomt veel late betalingen: de factuur komt boven op de stapel terwijl er nog niets mis is.

Bij een handelsovereenkomst, dus tussen twee ondernemers, heb je na het verstrijken van de betaaltermijn recht op een vergoeding voor incassokosten van ten minste € 40. Volgens artikel 6:96 lid 4 BW is dat bedrag verschuldigd zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldatum, en kan daar niet in jouw nadeel van worden afgeweken.

Daarnaast loopt de wettelijke handelsrente vanaf de dag na de vervaldatum. Het percentage wordt elk halfjaar opnieuw vastgesteld; zoek het actuele percentage op voordat je het in een brief noemt.

Dat het zonder aanmaning mag, betekent niet dat het verstandig is. De meeste ondernemers sturen eerst een aanmaning met een laatste termijn. Kosten rekenen op de eerste dag te laat klopt juridisch, maar werkt zelden goed voor de relatie.

Bij een particulier mag je pas incassokosten rekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd die aan de wet voldoet (artikel 6:96 lid 6 BW). Die brief, vaak de veertiendagenbrief genoemd, geeft de klant veertien dagen om te betalen, gerekend vanaf de dag na de aanmaning, en noemt welke kosten volgen als er dan nog niet betaald is.

Heb je meerdere openstaande facturen bij dezelfde klant, dan noem je ze in één aanmaning en bereken je de kosten over het totaal (artikel 6:96 lid 7 BW). Voor particulieren is de hoogte van de kosten wettelijk vastgelegd in de staffel hieronder, en meer mag je niet rekenen.

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten legt vast hoeveel je over de hoofdsom (het openstaande bedrag) mag rekenen. De percentages stapelen: je rekent elk deel van de hoofdsom tegen het percentage van zijn schijf.

Rekenvoorbeeld: bij een openstaande factuur van € 1.000 is 15% € 150. Bij € 200 kom je op € 30, en dan geldt het minimum van € 40. Tussen ondernemers mag je in je voorwaarden andere kosten afspreken, maar nooit minder dan € 40.

Blijft betaling ook na de aanmaning uit, dan kun je een incassobureau of een deurwaarder inschakelen, of zelf naar de rechter stappen. Voor vorderingen tot € 25.000 is dat de kantonrechter, en daar heb je geen advocaat nodig.

Wat in elke fase helpt, is een sluitend spoor: de factuur, de datum waarop je hem verstuurde, en elke herinnering en aanmaning met datum. Dat is precies wat een incassobureau of rechter als eerste van je vraagt.

In AanvraX stel je herinneringen in vóór, op en na de vervaldatum, met een eigen onderwerp en tekst per fase. Zo loopt de toon vanzelf op van een vriendelijke attendering naar een formele aanmaning. Wordt de factuur betaald, dan gaan de resterende herinneringen niet meer de deur uit, en elke verzonden herinnering staat met datum in je administratie.

Automatisch inplannen is een Pro-functie. Op het gratis abonnement verstuur je herinneringen zelf, handmatig per factuur.