Urenlink: uren en aantallen opvragen met een link
Stuur een link, laat een ander de aantallen invullen en maak er conceptfacturen van. Zonder account voor de invuller.
Wie op uren of aantallen factureert, wacht aan het eind van de maand vaak op een ander. De onderaannemer moet zijn uren nog doorgeven, het vakantiepark het aantal schoongemaakte huisjes, de aannemer het aantal opgeleverde woningen. Dat komt binnen via WhatsApp, een foto van een briefje of een telefoontje, en jij typt het over in je facturen.
Urenlink draait dat om. Jij zet klaar welke regels er op de factuur komen, de ander krijgt een link en vult alleen de aantallen in. Daarna staan de conceptfacturen voor je klaar.
Zo werkt het
Een Urenlink is een aanvraag met een titel, een maand en per opdrachtgever de regels die je wilt factureren. De regels neem je over van je laatste facturen, of je voegt ze zelf toe. De prijs per regel staat vast; alleen het aantal ontbreekt nog.
Er zijn twee soorten. Bij Standaard is er één invuller met één link voor al je opdrachtgevers. Bij Geavanceerd kies je per regel wie het aantal doorgeeft, en krijgt elke partij een eigen link.
- Regels overnemen van je laatste factuur per opdrachtgever
- Eigen titel, eigen regels en meerdere aanvragen per maand
- Links per e-mail laten versturen of zelf delen, bijvoorbeeld via WhatsApp
- Per partij zien wie de link heeft geopend en wie heeft ingediend
Meerdere partijen, elk een eigen link
Bij een geavanceerde aanvraag wijs je elke regel toe aan wie het aantal weet: een onderaannemer, de opdrachtgever zelf, of jijzelf. Een onderaannemer die voor drie opdrachtgevers werkt, krijgt één link met zijn regels bij alle drie.
Geven twee partijen een aantal door voor dezelfde regel, dan telt de app ze bij elkaar op. Bij het controleren zie je per regel wie wat heeft doorgegeven.
Wat de invuller ziet, en wat niet
De invuller opent de link op zijn telefoon en ziet per opdrachtgever zijn eigen regels met een veld voor het aantal. Het aantal van de vorige keer staat erbij en is met één tik over te nemen. Tussendoor stoppen kan: alles blijft bewaard tot hij indient.
Prijzen ziet hij niet. Een partij krijgt alleen zijn eigen regels te zien, zonder tarieven, zonder bedragen en zonder wat andere partijen hebben doorgegeven. Ook in de e-mail met de link staan geen regels, aantallen of prijzen.
- Geen account en geen app nodig om in te vullen
- Notitie per regel, bijvoorbeeld een toelichting bij meerwerk
- Zelf een extra regel toevoegen; de prijs vul jij later in
- Geen prijzen of bedragen op de invulpagina
Controleren en factureren
Zodra er is ingediend zie je per opdrachtgever de regels met de nieuwe aantallen, die van de vorige keer en het bedrag. Lijkt een opgave niet te kloppen, dan stuur je hem terug met een reden. De partij ziet die reden bovenaan zijn pagina, past het aan en dient opnieuw in.
Met één knop maak je per opdrachtgever een conceptfactuur. Opdrachtgevers die compleet zijn kun je alvast factureren terwijl je op de rest wacht. Een concept gaat pas naar je klant als jij het verstuurt.
Op de automaat met Pro
Aanvragen maken, links versturen, één herinnering na drie dagen en zelf conceptfacturen maken zitten in het gratis abonnement. Pro neemt het maandelijkse handwerk over.
Met "Elke maand herhalen" maakt de app op de 25e, de laatste dag van de maand of de 1e erna vanzelf de aanvraag voor de nieuwe maand, met dezelfde regels en partijen, en mailt iedereen zijn nieuwe link. Met "Maak conceptfacturen als iedereen klaar is" staan de concepten klaar zodra de laatste partij indient, en krijg je een melding. Versturen blijft altijd jouw handeling.
Veelgestelde vragen
- Heeft de invuller een AanvraX-account nodig?
- Nee. De link is de toegang. Wie hem opent kan invullen en indienen, zonder registratie en zonder app.
- Kan een onderaannemer mijn tarieven zien?
- Nee. Een onderaannemer of opdrachtgever ziet alleen de omschrijving van zijn eigen regels en vult een aantal in. Tarieven, bedragen en de opgave van anderen worden niet naar zijn pagina gestuurd.
- Wordt er automatisch een factuur verstuurd?
- Nee. Urenlink maakt conceptfacturen. Je controleert ze en verstuurt ze zelf, ook als je het maken van de concepten met Pro hebt geautomatiseerd.
- Is dit een urenregistratie met in- en uitklokken?
- Nee. Urenlink vraagt het totaal van een periode op, als aantal voor een factuurregel: uren, stuks, ritten of dagen. Begin- en eindtijden per dag worden niet bijgehouden.
- Wat als iemand iets vergeten is na het indienen?
- Dan stuur je de opgave terug, eventueel met een reden. De link werkt weer en de partij kan aanpassen en opnieuw indienen.