Factureren zonder KvK-nummer

Nee. De lijst met verplichte factuurgegevens staat in de Wet op de omzetbelasting en noemt onder meer je naam en adres, je btw-identificatienummer, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Het KvK-nummer staat er niet bij.

In de praktijk zetten de meeste ondernemers het er toch op, om twee redenen: de klant kan er je inschrijving mee controleren, en bij e-facturatie via Peppol is het KvK-nummer wél het identificatienummer waarmee je in het netwerk gevonden wordt. Voor een papieren of pdf-factuur is het een service, geen verplichting.

Voor de btw ben je ondernemer als je zelfstandig, regelmatig en tegen vergoeding aan het economisch verkeer deelneemt. Winst maken hoeft niet, een bedrijfsnaam ook niet, en een KvK-inschrijving evenmin: je kunt ondernemer zijn voor de Belastingdienst zonder ingeschreven te staan — en dan loop je op twee fronten achter.

Andersom geldt: doe je iets eenmaligs of puur incidenteel — je verkoopt je oude bankstel, je helpt een buurman een weekend in de tuin — dan ben je geen ondernemer, hoef je je niet in te schrijven en mag je ook geen btw in rekening brengen. Btw rekenen zonder btw-ondernemer te zijn is niet toegestaan: je bent die btw dan wel verschuldigd, terwijl je hem niet mocht heffen.

Tussen die twee uitersten zit de grijze zone, en daar kijkt de Belastingdienst naar het patroon: hoe vaak, hoe zichtbaar je je aanbiedt, of je adverteert, of je meerdere opdrachtgevers hebt en of je erop ingericht bent om door te gaan. Vier klussen in een jaar voor dezelfde kennis is iets anders dan elke maand een nieuwe opdrachtgever.

Het document dat hierbij hoort heet een kwitantie of betalingsbewijs: een bevestiging dat een bedrag betaald is voor iets wat je geleverd hebt. Het is geen factuur in de zin van de btw-wet, en dat is precies de bedoeling — er staat geen btw op en geen btw-nummer.

Een zakelijke opdrachtgever kan een kwitantie gewoon als kostenpost boeken — daar is niets mis mee. Wat hij niét kan, is btw terugvragen, want die staat er niet op en mag er niet op. Loopt de discussie daarop vast, dan is dat het moment waarop “moet ik me inschrijven?” een zakelijke vraag wordt in plaats van een fiscale.

Let ook op de andere kant van dat gesprek: een opdrachtgever die je maandenlang inhuurt en jou vraagt te factureren, kan met een reeks kwitanties in zijn administratie het verwijt krijgen dat er feitelijk een dienstverband ligt. Dat risico is van hem, maar het verklaart waarom hij aandringt.

De inkomsten geef je zelf op in je aangifte inkomstenbelasting, meestal als resultaat uit overige werkzaamheden. De kosten die je ervoor maakte mag je daarop in mindering brengen. Bewaar de kwitanties en de bonnetjes dus ook zonder onderneming.

Zodra je activiteit structureel wordt, ben je verplicht je in te schrijven in het Handelsregister. Die inschrijving regelt in één keer de rest: je krijgt een KvK-nummer en, als je btw-ondernemer bent, een btw-identificatienummer waarmee je pas echt mag factureren.

Zit je met je omzet onder de € 20.000 per jaar, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je brengt dan geen btw in rekening en doet geen btw-aangifte, maar je bent wél ingeschreven en je stuurt gewoon facturen — met de vermelding dat de KOR van toepassing is. Voor wie vooral aan particulieren levert is dat vaak de rustigste route.

Twijfel je waar je zit? De Belastingdienst heeft daar een ondernemerscheck voor, en een half uur bij een boekhouder is goedkoper dan een naheffing met boete over drie jaar.

Het KvK-veld in je bedrijfsprofiel is optioneel. Laat je het leeg, dan staat het simpelweg niet op je document — er verschijnt geen lege regel en geen placeholder. Hetzelfde geldt voor het btw-nummer.

Reken je geen btw, zet je btw-instelling dan op de kleineondernemersregeling: de bedragen blijven staan, de btw-regels verdwijnen en de vermelding komt automatisch op het document. Val je helemaal buiten het ondernemerschap, dan gebruik je dezelfde opbouw voor je kwitantie en zet je in de omschrijving dat het om een betalingsbewijs zonder btw gaat.

Schrijf je later in bij de KvK, dan vul je de twee nummers aan in je bedrijfsprofiel en staan ze vanaf de eerstvolgende factuur op elk document. Wat je eerder verstuurde blijft ongewijzigd — precies zoals het hoort.